Como tento não procrastinar trabalhando remotamente

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Como sei que esse é um tema relativamente novo para muita gente, resolvi compartilhar o que tenho feito para avançar com minhas tarefas enquanto trabalho remotamente.

DISCLAIMER: Estando em pandemia, não consigo manter minha saúde mental bem sempre e, por consequência, minha produtividade não fica alta de forma estável como eu gostaria. Organizar minhas coisas me ajuda a me sentir bem e esse artigo explica como eu tento tirar o peso das decisões e responsabilidades e colocá-los em ferramentas para ter mais tempo de lazer para mim, mas tem dias que realmente não tem como. Lembre-se sempre de focar na sua saúde mental, fique em casa se possível e se não for, use máscara. Trabalho confinado em casa NÃO é trabalho remoto.

Há alguns anos comecei a trabalhar remotamente e precisei reinventar minha rotina. Trabalhar remotamente te dá muitos benefícios (mais tempo livre, horários flexíveis, conforto de casa, poder trabalhar de pijama, zero estresse por transporte, etc), mas também alguns pontos negativos. O principal ponto negativo que mais me preocupava na época em relação ao trabalho era não ser capaz de organizar meus horários e por esse motivo acabar trabalhando muito mais do que deveria e, assim, começar a procrastinar e deixar tudo virar uma bola de neve.

As etapas para chegar em alguma coisa de funcione variam de pessoa para pessoa e é um processo de aprendizado com tentativa e erro. Meu processo para chegar em um ponto estável foi longo e cá estou eu descrevendo o que funcionou comigo e como eu me organizo hoje. Boa leitura e espero que te ajude!

Como eu funciono?

Essa foi a primeira e mais importante pergunta. Para conseguir organizar meus horários, eu precisava levar em conta o principal fator do algoritmo: eu mesma. Logo, precisei entender em quais horários meu corpo funciona melhor em diversas atividades, como ao:

• acordar
• trabalhar
• se alimentar
• se exercitar
• dormir

Entre outros pontos. Isso foi importante para definir uma rotina de trabalho na qual seja possível entregar as tarefas designadas a mim e ter tempo livre para aproveitar a minha vida.

O que funcionou bem para mim foi um bom tempo testando diferentes horários para cada tópico definido acima. Dentro de alguns meses, por exemplo, percebi que não sou uma pessoa matutina e prefiro trabalhar à tarde.

Logo, reservo minhas tarefas que requerem esforço mental para mais tarde e faço outras coisas de manhã, como sessões de exercícios, ir ao mercado ou resolver outras pendências.

NOTA: meu horário de trabalho é flexível e não tenho nenhuma reunião para ser feita nesses horários, o que encaixa bem no meu cotidiano. Da mesma forma, pode ser possível encaixar seus horários de trabalho com os horários que seu corpo funciona melhor.

Também tenho 5 refeições espalhadas pelo dia e não consigo dormir antes das 23h. Aproveito cada refeição para servir como pausas mais longas de cada ciclo (que já vamos falar sobre) e tento fazer tudo o que preciso fazer até cerca de 22h, quando tento "desligar" minha cabeça para não ficar tão agitada na hora de dormir. IMPORTANTE: não é sempre que isso dá certo e me pego no celular lá pela meia noite :P

Foco na listinha de tarefas!

Sim, aquela linda: a clássica listinha de tarefas, que nos acompanha desde os primórdios da humanidade, já na época da invenção do papiro, que evoluiu e nos acompanha na palma da mão ou no computador!

Eu prefiro ter controle da minha lista de tarefas digitalmente e uso o famoso Trello para isso. Tenho um quadro com uma lista para cada dia da semana e empilho as coisas que preciso fazer naquela semana.

Além das listas de dias da semana, tenho uma última lista que serve para as tarefas que tenho que fazer em dias futuros, como: ir ao médico, revisar a moto, ir ao mercado, etc.

A cada tarefa feita, incluo uma tag de "OK" verde e acompanho o progresso do meu dia dessa forma. No final de semana, arquivo todas as listas e uso um script que criei para gerar mais dias para a semana seguinte. Após as listas serem criadas, puxo tarefas do quadro de tarefas futuras para o que pode ser feito naquela semana.

E assim por diante. Tá feito o controle semanal.

Dessa forma, já sei o que preciso fazer além do trabalho e consigo organizar bem minha rotina.

Mas e durante o trabalho? Você nem faz uma listinha sobre o que vai trabalhar durante o dia?

Excelente pergunta. Eu faço, sim, uma lista de trabalhos para o que preciso fazer durante o dia e tenho meu próprio jeito de gerenciar isso.

Eu trabalho com ciclos de desenvolvimento (sprints), então já sei o que preciso fazer durante todo o período do ciclo e divido meu esforço de trabalho em diversas tarefinhas que podem ser feitas em um período curto de tempo (ex.: duas horas).

Beleza, mas quanto tempo eu trabalho durante o dia? Depende, mas uma coisa eu já adianto: vários estudos dizem que não é saudável trabalhar 8h de forma focada sem ter algum tipo de desgaste físico ou psicológico que podem levar a um burnout ou outros problemas. Desta forma, um objetivo que sei que é real para mim é o de 6h focadas espalhadas durante o dia.

Um ponto muito importante que também descobri sobre mim é que trabalho muito bem com ciclos limitados de foco, seguindo o famoso Pomodoro. No entanto, meus ciclos são maiores: uma hora de trabalho e 10 minutos de descanso. Isso quer dizer que eu sempre trabalho uma hora e paro por 10 minutos? Não necessariamente. Tem dias em que eu estou realmente empenhada no que estou fazendo e passo dois ou três ciclos sem parar. O problema disso é que minhas costas sofrem, então não faça isso se puder!

Então, resumindo: 6 horas por dia de foco no trabalho, divididos em ciclos de 1h. Gosto muito desse formato porque ele é flexível: essas 6h costumam ficar divididas durante o dia, sendo 2 ciclos antes do almoço e 4 ciclos depois do almoço. Ou então 6 ciclos depois do almoço. Ou então 3 ciclos depois do almoço e 3 ciclos à noite. Várias possibilidades!

Sabe as tarefas menores que crio a partir das tarefas maiores? Então, eu defino algumas tarefinhas que vou realizar naquele dia e tento encaixá-las nesses Focos. E se eu terminar antes do esperado? Uso o tempo restante para fazer outra coisa ou adianto alguma outra tarefa. E se eu não conseguir terminar no tempo estipulado? Tudo bem, pego uma casquinha do próximo Foco. E se uma tarefa for mais difícil do que eu pensava? Pego mais focos. E se eu não terminar no dia em que defini? Anoto onde parei no Trello e começo naquele ponto no dia seguinte. Sem caô :)

Em cada foco entra tudo o que eu faço no trabalho: desenvolvimento, planejamento, reuniões, discussões, etc. Os tempos fuçando coisa ou lendo conversas alheias no Slack eu sempre esqueço de marcar e realmente não faço questão :P

Tá, mas você faz esse controle de cabeça?

Se der para delegar as coisas para terceiros, eu vou delegar! Para ter controle disso durante o dia e não trabalhar demais, uso o Toggl Track para cronometrar o tempo em que trabalho. Nos projetos eu coloco as coisas que costumam tomar meu tempo (no caso a minha empresa ou projetos pessoais; não cronometro meu tempo longe do PC) e tenho uma tag para cada foco (Foco 1, 2, 3, 4, 5, 6 e Extra).

Assim, todos os dias eu tento sempre cumprir esses 6 focos e depois tô livre para fazer o que quiser. Ou então faço o que quero e planejo meu dia para ser capaz de finalizar todos os 6 focos. Seguindo isso tudo, eu raramente fico o dia inteiro trabalhando e consigo manter um foco muito bom na maioria dos dias :)

Repetindo aqui um ponto importante: esse é o fluxo que funciona para mim hoje e espero que te dê algumas ideias caso esteja procurando algo parecido. Com o passar do tempo alguma coisa com certeza vai mudar e vou adaptando cada ponto que não funcionar mais para mim. O importante mesmo é saber o que funciona para você e adaptar suas abordagens.

E é isso aí, pessoas. Caso tenham qualquer dúvida, só dar um toque aqui nos comentários ou em alguma rede social presente no meu site, larien.dev. Até a próxima!